Haal het beste uit je team op afstand met deze 5 tools
- Joost Spek
Update 15 juni: Speciaal voor (content-) marketeers die grip willen houden op hun merk – en alle geproduceerde content – hebben we een aanvullend artikel geschreven. Digital asset management (DAM) biedt veel voordelen en kan tot wel 70% kostbare tijd besparen.
Naast alle negatieve gevolgen van het coronavirus zijn er gelukkig ook lichtpuntjes. Wereldwijd werken mensen, voor zover hun beroep het toelaat, zo veel mogelijk thuis. Voor mensen die dit niet gewend zijn wordt er veel gevraagd van hun aanpassingsvermogen. Zeker als een partner hebt die ook thuis werkt of kinderen die vermaakt moeten worden. Opvallend is wel dat er ondertussen ook veel positieve verhalen naar buiten komen van deze nieuwe thuiswerkers.
Uitkomst Instagram enquete van HubSpot
Hoewel thuiswerken de laatste jaren steeds meer geaccepteerd is geraakt waren de meeste bedrijven hier nog niet echt bedreven in. Vooral bij het werken in teams vraagt dit een andere manier van werken van de werknemers. Digitale hulpmiddelen – die overigens al behoorlijk doorontwikkeld zijn – worden nu ineens door een hele nieuwe gebruikersgroep ingezet.
Ook bij NOVAD moeten we er aan geloven. Veel van onze werkzaamheden gebeuren ‘digitaal’, maar volledig op afstand samenwerken en presenteren gaat nog wel wat verder. Het was voor ons ook even wennen maar we hebben er snel onze draai in gevonden. Gek genoeg lijkt sommige communicatie nu zelfs efficiënter. In tegenstelling tot ad-hoc overleg wordt er nu vooraf beter nagedacht en worden er meteen spijkers met koppen geslagen tijdens overleg.
Bij NOVAD hebben we een vijftal favoriete hulpmiddelen die ervoor zorgen dat we – onafhankelijk van de plek waar werknemers zich bevinden – vlekkeloos kunnen samenwerken. Alle genoemde tools hebben een gratis versie om direct mee te kunnen starten. We zetten ze hieronder op een rijtje.
Wat is het?
Slack is een digitale werkplek waar mensen snel berichten met elkaar kunnen uitwisselen. Slack kan in veel gevallen e-mail overbodig maken. Binnen een account kunnen kanalen aangemaakt worden voor verschillende afdelingen of teams. In de berichten kunnen collega’s gelinkt worden met een @-teken en ook bijlagen worden simpel met het bericht meegestuurd. Door gebruik van ’threads’ bundel je alle reacties op een bericht. Dit laatste zorgt voor een georganiseerde discussie en is een groot voordeel ten opzichte van bijvoorbeeld WhatsApp.
Wat kost het?
Kleine teams kunnen gratis een Slack omgeving aanmaken en gebruiken. Betaalde abonnementen beginnen bij € 7,50 per maand per gebruiker. Grootste voordel van een betaald abonnement is ongelimiteerde toegang tot chat historie. Deze is bij de gratis versie beperkt tot 10.000 berichten. Ook is je limiet voor bijlages groter bij de betaalde versie.
Handig om te weten
Er zijn voor Slack ontelbaar veel integraties met andere software. Met deze integraties kun je nog meer doen binnen Slack. Op het gebied van marketing zijn er o.a. integraties voor Asana, MailChimp, HubSpot en Zoom. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat een een Slack bericht ontvangt als een collega een taak heeft afgerond in Asana.
Wat is het?
Zoom is een heel gebruiksvriendelijk programma voor videobellen. In tegenstelling tot Skype heb je geen account nodig om aan een gesprek deel te nemen. Zo kun je met Zoom heel laagdrempelig klanten uitnodigen voor presentaties. Het enige wat de klant nodig heeft is een computer met een webcam. De software is gratis te downloaden maar het is ook direct in de browser te gebruiken. Behalve de webcam kun je met Zoom ook je scherm delen. Zo kun je bijvoorbeeld samen door een website heen lopen of een presentatie bekijken.
Wat kost het?
Zoom is gratis te gebruiken voor gesprekken tot 40 minuten en met maximaal 100 personen tegelijk. Met de betaalde versie (vanaf € 13,99 per maand) kun je langere gesprekken voeren en ook gesprekken opnemen.
Handig om te weten
Naast schermdelen via Zoom kun je ook het scherm van je aangesloten telefoon delen. Handig als je bijvoorbeeld een mobiele website of app wilt delen.
Een andere tip is het gebruik van de spatie balk. Zet je je geluid op stil dan werkt deze als een ‘walkie-talkie knop’. Alleen met de spatiebalk ingedrukt staat je geluid aan. Erg handig als er veel mensen tegelijk meedoen.
Wat is het?
Asana is een online projectmanagement platform. Hiermee manage je als team al je goals, projecten en taken. Groot voordeel van Asana is dat het simpel in gebruik is maar toch voldoende geavanceerde functies in zich heeft. Zo kun je een project eenvoudig volgen in lijst weergave, board view (à la Trello) of kalender weergave.
Wat kost het?
Asana is gratis te gebruiken voor teams tot 15 personen. Met het betaalde abonnement (vanaf € 10,99 per maand per gebruiker) krijg je extra functionaliteit zoals Timeline weergave, Workload (om te zien hoe druk individuele werknemers zijn) en Proofing (om goedkeuring te krijgen over bestanden).
Handig om te weten
Elk project in Asana heeft een eigen e-mailadres. E-mails die je hiernaartoe doorstuurt worden automatisch als taak toegevoegd inclusief alle tekst en bijlagen.
Wat is het?
Evernote is een geavanceerd online notitieblok. Veel gebruikt voor persoonlijke notities maar ook in bedrijfsomgeving kan het zeer goed werken. Binnen Evernote kun je meerdere notitieblokken maken die je met je team kunt delen. Ideaal om de kennis die je met elkaar hebt opgebouwd eenvoudig vast te leggen en te delen.
Wat kost het?
Ook Evernote heeft een gratis instapabonnement. De betaalde versie biedt meer functionaliteit en begint bij € 6,99 per gebruiker per maand.
Handig om te weten
Net als bij Asana kun je ook e-mailen naar je Evernote account. E-mails worden zo inclusief bijlagen bewaard als notitie. Een ander manier om notities toe te voegen is de ‘web clipper’. Hiermee voeg je direct vanuit je browser een webpagina of artikel toe als notitie.
Wat is het?
Zapier is de ‘uber’ app die alle andere web apps aan elkaar kan knopen. Met zogenaamde ‘Zaps’ stuur je informatie automatisch van het ene platform naar het andere. De mogelijkheden zijn legio. Bijvoorbeeld een taak aanmaken in Asana als er een online formulier wordt ingevuld. Of alle reacties op een social media post verzamelen in een Google Sheets lijst.
Wat kost het?
Met een gratis abonnement kun je 5 Zaps aanmaken. Met de betaalde versie (vanaf $ 24,99 per maand) krijg je meer Zaps en ook kun je Zaps maken die uit meerdere stappen bestaan.
Handig om te weten
Zapier is zelf een bedrijf dat is gebouwd op ‘remote workers’. Zapier heeft 250 werknemers verdeeld over heel Amerika en 23 ander landen. Naast tips over werkproductiviteit vind je op hun blog heel veel tips over werken op afstand.
