De voordelen van digital asset management voor (content-) marketeers

Door Joost 15 juni 2020

Content is steeds belangrijker bij het bouwen van een merk. En een merk bouwen doe je meestal niet alleen. In een typisch marketing team zijn veel verschillende partijen betrokken, zowel intern als extern. Dit maakt het soms lastig om grip te houden over je merk en de beschikbare marketing content. Zeker nu veel mensen hun werkzaamheden vanuit huis doen.

Waar zijn de laatste foto's van de fotograaf? Wat is de status van de huidige campagne? Is er nog goede content van vorig kwartaal die we kunnen hergebruiken? En wie heeft eigenlijk de regie in handen?

Waar staat mijn merk Billboard2

Het beantwoorden van dergelijke vragen is voor veel bedrijven niet altijd eenvoudig. Dit maakt het lastig om als marketeer grip te houden over je merk en het zorgt ook voor veel (verborgen) kosten. Dat is zonde want de huidige digital asset management tools (DAM) kunnen veel problemen voor marketeers oplossen. Dit levert in de praktijk tot wel 70% tijdwinst op.

We hebben de belangrijkste voordelen van een goede DAM oplossing op een rij gezet:

  1. Snel de juiste mediabestanden vinden
  2. Eenvoudig goedgekeurde content delen
  3. Samenwerken met je team op afstand
  4. Duidelijkheid over de juiste versie
  5. Afbeeldingen aanpassen naar de juiste specificaties
  6. Veilig archiveren en back-uppen
  7. Bewaken van copyrights en gebruiksrechten

1. Snel de juiste mediabestanden vinden

Met het zoeken naar bestanden gaat veel kostbare tijd verloren. Soms wordt waardevolle content zelfs helemaal niet gevonden. Omdat het niet goed gearchiveerd is of simpelweg omdat je niet weet dat het bestaat.

Dit is met een DAM oplossing verleden tijd. Doordat bestanden worden voorzien van meta data (tags) kan een bestand op allerlei criteria worden terug gevonden. Product, kleur, datum, locatie ... noem maar op. Ook kunnen bestanden aan een of meerder campagnes gekoppeld worden zodat je per campagne kunt zien welke content er beschikbaar is. Het systeem is eenvoudig aanpasbaar aan de werkwijze die voor jouw merk handig is. Voor contentmarketing kun je beelden bijvoorbeeld ook rubriceren naar persona of de fase van de klantreis.

2. Eenvoudig goedgekeurde content delen

Voor het delen van content worden vaak services als WeTransfer gebruikt. Heel makkelijk om even snel grote bestanden door te sturen. Maar hoe weet je dan of de bestanden goedgekeurd zijn voor publicatie? En is dit wel de juiste versie? De designer wil waarschijnlijk hoge kwaliteit Photoshop bestanden terwijl de sales manager zit te wachten op afbeeldingen voor Powerpoint.

Met een DAM oplossing kun je eenvoudig de juiste content delen met collega's of externe partijen. Ook is altijd duidelijk wat de status van een afbeelding is. Zo wordt alleen content gedeeld die vrijgegeven is voor de betreffende persoon.

3. Samenwerken met je marketingteam op afstand

Een goede DAM oplossing geeft de vrijheid om marketing content (bestaand en in ontwikkeling) op allerlei manieren te ordenen. Dit maakt het ook de ideale tool om samen aan content te werken. Zo maak je eenvoudig je agile workflow die marketing campagnes van begin tot eind stroomlijnen. Taken zijn onderling te verdelen van het aanleveren van content tot controle en accorderen. Iedereen heeft zijn eigen rol met de bijbehorende toegang en overzicht om de merkconsistentie te waarborgen.

 

Speciaal over succesvol samenwerken op afstand hebben we een artikel geschreven met de 5 beste tools die hierbij kunnen helpen.

Haal het beste uit je team op afstand met deze 5 tools

4. Duidelijkheid over de juiste versie

Tijdens het creatieve proces van contentcreatie worden vaak meerdere versies gemaakt voordat de definitieve uiting gereed is. Zeker wanneer je met meerdere mensen aan dezelfde content werkt. Een goede DAM oplossing houdt bij welke personen er aan een asset gewerkt hebben en bewaart oude versies onder dezelfde naam. Zo is er nooit onduidelijkheid over wat de juiste versie is en kan ook worden teruggekeerd naar een vorig ontwerp. Goedgekeurde versies kunnen automatisch gepubliceerd worden met koppelingen naar CMS en PIM systemen. Hierdoor behoren fouten door gebruik van oude versies tot het verleden.

5. Afbeeldingen aanpassen naar de juiste specificaties

Nog een veel voorkomend probleem is het aanleveren van afbeeldingen volgens de juiste specificaties. Los van de tijd die het kost zorgt dit ook voor allerlei versies van afbeeldingen met bijkomend risico op fouten.

Met een DAM oplossing kun je vanuit één hoge kwaliteit afbeelding meteen bij het downloaden de juiste specificaties aangeven. Hierdoor is het niet nodig dat er allerlei bestandsinstellingen en -groottes geüpload hoeven te worden. 

6. Veilig archiveren en back-uppen

Helaas zien we nog al eens dat kostbaar beeldmateriaal op allerlei plekken terecht is gekomen. Soms zelfs alleen buiten het bedrijf, waarbij wordt vertrouwd op de deskundigheid van het bureau of de freelancer.

Een onnodig risico want een goede DAM oplossing zorgt voor veilige opslag die 24 uur per dag voor iedereen met de juiste privileges, beschikbaar is. Als merkeigenaar ben je hiermee onafhankelijk van toeleveranciers en is de beschikbaarheid van content gegarandeerd. 

7. Bewaken van copyrights en gebruiksrechten

Hoe zorg je er voor dat content voor nieuwe PND's wel met je team gedeeld kan worden maar niet met de rest van de wereld. En hoe bewaak je copyrights en gebruiksrechten van foto's?

Ook hiervoor biedt DAM praktische oplossingen. Per afbeelding of collectie kan een embargo worden ingesteld. Copyright informatie is eenvoudig vast te leggen in de meta tags. Ook kunnen beelden worden vrijgegeven (of ingetrokken) op een vooraf ingestelde datum.

 

Vrijblijvend adviesgesprek?

Door onze ervaring met verschillende DAM oplossingen hebben we een goed beeld van wat werkt en wat niet. Dat er veel voordeel valt te behalen staat vast, maar het is wel zaak een DAM oplossing te kiezen die optimaal aansluit bij jouw werkwijze. Zullen we eens verder praten over hoe je meer grip kunt krijgen over je merk en tegelijkertijd kosten kunt besparen? Bel of stuur een mailtje naar Joost Spek.

Meer informatie